Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de ATLAS

1. Introducción

IDÓNEA COMPETENCIAS S.A.S., en adelante IDONEA, está comprometida con la protección de la privacidad, la confidencialidad, la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales de los titulares cuya información sea recolectada, almacenada, usada, consultada, transmitida, transferida, circulada, actualizada, suprimida o tratada mediante la plataforma ATLAS o mediante cualquier otro canal físico, electrónico, contractual, operativo o administrativo.

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece las reglas bajo las cuales IDONEA realiza el tratamiento de datos personales en el marco de sus servicios de evaluación y certificación de personas por competencias, así como los derechos de los titulares y los mecanismos para ejercerlos.

2. Identificación del responsable del tratamiento

3. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por IDONEA respecto de:

1. Candidatos a certificación.
2. Personas certificadas.
3. Clientes personas naturales.
4. Representantes, contactos, trabajadores o contratistas de clientes empresa.
5. Examinadores.
6. Expertos técnicos.
7. Proveedores y contratistas.
8. Colaboradores internos.
9. Visitantes, usuarios web o usuarios de ATLAS.
10. Terceros relacionados con procesos de evaluación, certificación, auditoría, acreditación, soporte tecnológico o gestión administrativa.

La política aplica a las bases de datos físicas, digitales, automatizadas o manuales administradas por IDONEA, incluyendo aquellas gestionadas a través de ATLAS.

4. Marco normativo

Esta política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las normas sobre mensajes de datos y firma electrónica, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

5. Definiciones

Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público:

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, y que pueda estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas u otras fuentes públicas.

Dato sensible:

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos biométricos, datos de salud, imágenes, audio, video u otros que tengan esa naturaleza conforme a la ley.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta de IDONEA.

Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento:

Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.

ATLAS:

Plataforma tecnológica utilizada por IDONEA para la gestión de sus procesos comerciales, administrativos, operativos, documentales, evaluativos y de certificación.

6. Principios aplicables

IDONEA realizará el tratamiento de datos personales con observancia de los siguientes principios:

1. Legalidad.
2. Finalidad.
3. Libertad.
4. Veracidad o calidad.
5. Transparencia.
6. Acceso y circulación restringida.
7. Seguridad.
8. Confidencialidad.
9. Necesidad y proporcionalidad.
10. Responsabilidad demostrada.

7. Datos personales recolectados

IDONEA podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales:

1. Datos de identificación.
2. Datos de contacto.
3. Datos académicos.
4. Datos laborales y profesionales.
5. Datos comerciales, contractuales, contables y de pago.
6. Datos relacionados con procesos de certificación.
7. Datos técnicos de acceso y uso de ATLAS.
8. Datos de imagen, audio, video o biométricos cuando sean necesarios.
9. Datos derivados de evaluaciones, actas, informes, decisiones y certificados.
10. Datos de representantes, contactos empresariales, pagadores o terceros autorizados.

IDONEA procurará recolectar únicamente los datos necesarios, pertinentes y proporcionales para el cumplimiento de las finalidades informadas.

8. Finalidades del tratamiento

IDONEA tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Gestionar solicitudes de información, ofertas, cotizaciones y relaciones comerciales.
2. Realizar inscripción, registro, autenticación y administración de usuarios en ATLAS.
3. Gestionar procesos de evaluación y certificación de personas por competencias.
4. Validar identidad, documentos, evidencias, requisitos y soportes.
5. Programar pruebas, entrevistas, evaluaciones, revisiones y actividades técnicas.
6. Asignar examinadores, expertos técnicos, revisores y personal responsable.
7. Gestionar pagos, facturación, cartera, conciliaciones y registros contables.
8. Generar actas, informes, resultados, decisiones, certificados y registros asociados.
9. Conservar trazabilidad del proceso de certificación.
10. Cumplir requisitos legales, contractuales, tributarios, contables, administrativos, regulatorios, de acreditación, auditoría, calidad y archivo.
11. Prevenir, detectar y gestionar fraudes, suplantaciones, irregularidades, conflictos de interés y afectaciones a la seguridad del proceso.
12. Gestionar peticiones, quejas, reclamos, consultas, recursos, apelaciones y controversias.
13. Realizar encuestas de satisfacción, medición de calidad, análisis estadístico, indicadores y mejora continua.
14. Enviar comunicaciones operativas, administrativas, técnicas, normativas o comerciales relacionadas con los servicios de IDONEA.
15. Permitir la consulta, validación o verificación de certificados emitidos, de acuerdo con el reglamento aplicable.
16. Administrar la seguridad, disponibilidad, soporte, mantenimiento y mejora de ATLAS.
17. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, organismos de acreditación o entidades competentes.
18. Gestionar relaciones con proveedores, contratistas, examinadores, expertos técnicos, auditores y personal autorizado.
19. Realizar copias de seguridad, auditorías, control de acceso, monitoreo de incidentes y gestión de riesgos tecnológicos.

9. Tratamiento de datos sensibles

IDONEA solo tratará datos sensibles cuando exista autorización explícita del titular, cuando sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal, contractual o normativa, o cuando se configure alguna de las excepciones permitidas por la ley.

El titular será informado de manera previa sobre:

1. Cuáles datos sensibles podrán ser recolectados.
2. La finalidad específica del tratamiento.
3. El carácter facultativo de responder preguntas o entregar información sensible, salvo cuando sea indispensable para cumplir una finalidad legítima y necesaria del proceso.
4. Los derechos que le asisten como titular.

En ATLAS, el tratamiento de datos sensibles podrá estar asociado a verificación de identidad, supervisión de pruebas, monitoreo remoto, prevención de fraude, seguridad del proceso, ajustes razonables de evaluación o conservación de evidencias.

10. Datos de niños, niñas y adolescentes

IDONEA evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando sea estrictamente necesario, responda y respete su interés superior, asegure el respeto de sus derechos fundamentales y cuente con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado cuando corresponda.

11. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso que IDONEA ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo que exista una finalidad legítima y necesaria conforme a la ley.

12. Área responsable de atención de solicitudes

El área responsable de atender consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales será:

13. Procedimiento para consultas

El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de IDONEA.

La consulta deberá contener la identificación del titular, la descripción de la solicitud y los datos de contacto para la respuesta.

IDONEA atenderá la consulta dentro del término legal aplicable. Cuando no sea posible responder dentro del término inicial, informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que será atendida.

14. Procedimiento para reclamos

El titular podrá presentar reclamos para solicitar corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o para advertir un presunto incumplimiento de los deberes de IDONEA en materia de protección de datos.

El reclamo deberá contener:

1. Nombre e identificación del titular.
2. Descripción clara de los hechos.
3. Pretensión o solicitud concreta.
4. Dirección física o electrónica para notificaciones.
5. Documentos que se quieran hacer valer.
6. Acreditación de representación, cuando aplique.

Si el reclamo está incompleto, IDONEA podrá requerir al interesado para que subsane la información faltante. Una vez recibido el reclamo completo, se tramitará conforme a los términos legales aplicables.

15. Revocatoria de autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.

La supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal, contractual, normativo, administrativo, contable, tributario, de acreditación, archivo, defensa jurídica o gestión documental que obligue a IDONEA a conservar la información.

Cuando la supresión total no sea procedente, IDONEA podrá bloquear, restringir, anonimizar o conservar los datos únicamente para las finalidades que justifiquen su permanencia.

16. Seguridad de la información

IDONEA adoptará medidas técnicas, humanas, físicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.

Estas medidas podrán incluir:

1. Control de acceso por usuario y contraseña.
2. Gestión de perfiles y roles.
3. Restricción de acceso según funciones.
4. Registros de auditoría y trazabilidad.
5. Copias de seguridad.
6. Controles de confidencialidad.
7. Bloqueo o suspensión de accesos.
8. Gestión de incidentes.
9. Capacitación del personal autorizado.
10. Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, contratistas y terceros.
11. Medidas de seguridad en proveedores tecnológicos.
12. Conservación de evidencias del proceso de certificación.

17. Confidencialidad

IDONEA, sus colaboradores, contratistas, examinadores, expertos técnicos, proveedores y terceros autorizados deberán mantener reserva sobre la información personal, técnica, comercial, documental y confidencial a la que tengan acceso.

La obligación de confidencialidad permanecerá incluso después de finalizada la relación contractual, laboral, comercial, técnica o de prestación de servicios.

18. Uso de cookies, logs y tecnologías similares

ATLAS y los canales digitales de IDONEA podrán utilizar cookies, logs, registros técnicos, identificadores de sesión, herramientas analíticas o tecnologías similares para:

1. Permitir el funcionamiento de la plataforma.
2. Autenticar usuarios.
3. Mantener sesiones seguras.
4. Recordar preferencias.
5. Analizar uso y desempeño.
6. Detectar errores o incidentes.
7. Fortalecer la seguridad.
8. Generar trazabilidad de acciones.

El usuario podrá configurar su navegador para restringir cookies, aunque ello podría afectar el funcionamiento de algunas funcionalidades de ATLAS.

19. Transmisión y transferencia de datos personales

IDONEA podrá transmitir o transferir datos personales a encargados, proveedores, contratistas, aliados, auditores, asesores, autoridades, organismos de acreditación o terceros autorizados, ubicados en Colombia o en el exterior, cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política.

Cuando IDONEA transmita datos personales a encargados del tratamiento, procurará establecer obligaciones de confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso restringido y cumplimiento de la legislación aplicable.

20. Conservación de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, la relación contractual, el proceso de certificación, la prestación del servicio, las obligaciones legales, administrativas, tributarias, contables, normativas, de acreditación, auditoría, archivo, defensa jurídica y gestión documental.

Finalizadas las finalidades y vencidas las obligaciones de conservación, IDONEA podrá suprimir, anonimizar, bloquear o conservar de manera restringida la información, conforme a sus políticas internas y a la legislación aplicable.

21. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando esté legalmente obligado, IDONEA registrará sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y realizará las actualizaciones correspondientes conforme a la normatividad aplicable.

22. Cambios en la política

IDONEA podrá modificar esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, comerciales, de seguridad o de mejora del servicio.

Los cambios sustanciales serán informados a los titulares mediante ATLAS, correo electrónico, página web u otro mecanismo idóneo antes de su implementación, cuando así corresponda.

23. Vigencia

Esta política entra en vigencia a partir del 10 de junio de 2026 y permanecerá vigente mientras IDONEA realice tratamiento de datos personales y mientras subsistan las finalidades, obligaciones o responsabilidades derivadas de dicho tratamiento.

24. Aceptación

El titular declara que ha leído esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, que conoce sus derechos y que ha sido informado sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales.